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공문 수신 시 매뉴얼

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개요  

1. 공문 발송의 주체를 알아본다.

2. 공문 수신 시 응대 방법에 대하여 알아본다.



공문 발송의 주체 


  


공문 발송의 주체는 제품 설치 시 라이선스 약관 동의를 통하여 사용자 IP등의 정보를 채집합니다. 이 정보를 근거로 회사에 공문을 발송하며 그 공문 발송의 주체는 다음과 같습니다.


(1) 저작권사

(2) 법무법인 ▷ 저작권사에서 공문 관련 모든 과정을 정식으로 일임한 법무법인 社

(3) 판매 대리점 ▷  소프트웨어 판매 업체 


공문 발송의 주체의 최종 목적은 검출된 불법 SW 수량에 대하여 소비자가 구매토록 하는데 있습니다. 



공문 수신 시 자산관리 담당자의 행동 


  


공문 수신 시, 자산관리 담당자는 벌컥 겁을 먹고 즉각적인 답변을 통하여 합의 의사를 전달하는 경우가 있습니다.

다른 경우는 지속적 무대응으로 응대합니다. 하지만 두가지 방법 모두 옳지 못합니다. 


 전자는 불법 사용에 대하여 암묵적 인정하는 것이며 추후 지속적인 공문 수신의 빌미를 제공합니다. 후자는 최악의 경우 경찰 단속으로 이어져 사용한 불법 SW 구매비용보다 배가 넘는 막대한 손해배상 및 벌금을 지불해야합니다.



공문 수신 시 응대 방법




자산관리 담당자는 첫 공문 수신시 발송의 주체를 확인하고 무응답합니다.

일반적으로 공문 발송의 주체는 “찔러보기식” 발송을 통하여 수신자(자산관리 담당자)에게 겁을 주어 즉시 구매 합의로 이어지는 프로세스를 선호하기때문입니다.


하지만 무응답 이후에도 지속적인 공문 수신 또는 저작권사로부터 직접 공문 수신 시에는 우선 내부 불법 SW 현황을 파악하여 공문에 응대합니다.

일반적으로 공문 내용 안에는 채집된 정보를 포함하지 않기 때문에 실제 사용량과 차이가 있을 가능성이 있습니다. 따라서 정확한 현황을 파악하여 응대하는 것을 권고합니다.

이후 공문에 대하여 응대 이후 불법 사용 SW 分에 대하여 구매 협의를 진행하게되며 공문에 대하여 이슈를 종결합니다. (공문에 대하여 지속적인 무대응시에는 감사·단속의 위험 높음)  



대응 방법  




SW 구매가 필요하다 판단될 경우 공문 발송 주체와 협의하여 적정 수량을 구매 계약합니다. 

이때 공문 발송 주체가 요구하는 사항에 대하여 무조건적인 수용을 하지 마십시요.


무조건적인 요구 수용 시 실제 불법 사용량 또는 필요 수량보다 많은 구매로 이어집니다.

따라서 바람직한 협의를 위하여 자산관리 담당자는 내부 불법 설치 현황에 대하여 정확히 인지해야 합니다.


내부 불법 설치 현황 파악을 위하여 당사의 Self Audit 서비스를 활용 가능합니다.

간편한 도구 활용 및 전문 컨설턴트의 도움을 통하여 Audit으로부터 피해를 줄일 수 있습니다.



관련 자료  

불법 소프트웨어 단속 주체와 단속의 피해

Self Audit


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