SAP 라이선스는 현재 소프트웨어 자산관리 및 소프트웨어 라이선스 전문가들에게 가장 복잡한 라이선스 중 하나로 인식되고 있습니다.

SAP은 다른 공급 업체와는 다른 다양한 방식의 라이선스 제도를 보유하고 있으며 이 중 공통적으로 명명된 사용자의(Named Users – 이하 Named Users) 사용량을 계산한다는 것이 특징입니다.

SAP의 주요 라이선스 제도인 ‘Named Users’는 각 사용자 권한에 따라 Professional, Limited Professional, Employee 등 다양한 라이선스 타입이 있으며 계약 규정에 따라 각 사용자는 특정 기간 동안 정해진 접속 수량을 초과할 수 없습니다.

또한 사용자가 퇴사하거나 부서를 변경하는 등 인사의 변경이 있을 경우 SAP을 통해 라이선스 타입 변경 요청을 해야 합니다.

위에 언급한 바와 같이 Named Users의 대표적인 세 가지 타입을 알아보겠습니다.

① Professional User

해당 사용자 타입은 라이선스 된 소프트웨어가 지원하는 관련 운영 및 시스템 관리 역할을 수행하도록 허가된 사용자로서 Limited Professional User에 허가된 권한도 포함됩니다.

② Limited Professional User

해당 사용자 타입은 라이선스 된 소프트웨어가 지원하는 제한된 운영 역할을 수행하며 타인을 위해서나 대신할 목적이 아닌 해당 개인의 목적에 한하여 라이선스 된 소프트웨어와 함께 제공되는 표준 및 대화형 보고서, 정식으로 라이선스 된 기명 사용자가 라이선스 된 소프트웨어를 사용하여

작성한 보고서를 사용하도록 허가된 타입으로서 Employee User 권한도 포함됩니다.

③ Employee User

라이선스 된 소프트웨어가 지원하는 역할, 즉 표준 및 대화형 보고서 사용과 출장 계획/지출 보고 셀프서비스, 조달 셀프서비스 수행, 룸 예약 셀프서비스를 수행하도록 허가된 타입입니다.

소프트웨어 엔진은 기존의 SAP 라이선스 모델에 추가로 존재하며 이는 SAP Package로 알려져 있습니다. SAP Package는 외부 구성요소로 SAP 라이선스 외 추가 비용을 지불하여 서비스를 이용할 수 있습니다.

예를 들어 기업이 급여 명세서를 SAP 급여 시스템을 통해 지급하고 싶다면 라이선스 계약 이 외의 추가 비용을 지불해야 합니다.

라이선스 모델에 대한 각기 다른 권한이 있으므로 기업은 SAP 또는 리셀러와 어떤 옵션을 각 기업에 맞게 구매를 해야 하는지 확인해야 합니다.

이러한 라이선스 사용 현황에 대한 사용자 알림을 위해 소프트웨어 엔진을 통한 사용 경고가 표시되어야 합니다.

기업에서 이러한 운영 정책을 설정하지 않으면 규정되지 않은 시스템에 접속할 수 있으므로 매우 중요한 항목입니다. 운영 정책 설정은 효율적인 라이선스 관리를 돕고 또한 전체 사용량에 대한 지표를 확인할 수 있습니다.

다수의 SAP 사용자에게 SAP Audit은 지난 몇 년간 빈번하게 발생했습니다.

관리자가 Audit 대응을 위해 라이선스를 효율적으로 관리하기 위한 방안은 SAP 사용자 분류입니다.

· SAP 사용자 분류

어느 기업에서든 올바른 사용자 분류는 관리자들에게 있어 어려운 일입니다.

많은 이슈들이 있지만 사용자가 다른 유저 네임을 권한이 없는 SAP 시스템에서 사용하는 경우가 대표적인 예로 들 수 있습니다.

그러나 SAP은 유저를 분류하기 위한 도구를 제공하지 않습니다.

다만 SAP은 기존의 시스템에 정의되어 있는 분류를 수집하는 Standard SAP Program에 대해 지원합니다.

이 프로그램은 분석 및 데이터의 확인을 목적으로 SAP에 직접 정보가 전송됩니다.

기업에서 SAP 라이선스 분류를 위해 라이선스의 비용 문제와 기업의 규모가 두 가지 중점 고려 항목으로 대표됩니다.

각 타입 별 라이선스 비용 차이가 상당하기에 높은 레벨의 라이선스를 할당하기 전 신중한 의사 결정이 필요합니다.

이 의사 결정을 위해 몇 명의 사용자가 향후 몇 년간 해당 권한이 필요할지, 사용자가 기업을 떠나거나, 부서 변경의 유무 등 고려해야 할 사항은 굉장히 많습니다.

이러한 까다로운 라이선스 관리에 있어 시간이 지남에 따라 관리자는 사용자와 사용자의 User name이 일치한다는 것을 토대로 SAP 라이선스를 관리하기 위한 몇 가지 운영안을 만들었습니다.

· 사용량에 따른 분류

▶ 사용량에 따른 권한 분류 기준 예시

1. SAP 사용자의 실 사용량

사용량이 확인된 사용자는 SAP 라이선스 할당에 가장 좋은 기준이 됩니다.

Dialog Step을 통해 사용자의 사용량을 정의 할 수 있는데 여기서 Dialog Step이란 사용자의 SAP GUI 사용 동안의 실제 SAP 활용에 필요한 키 입력 또는 스크린 포커스를 지칭하는 용어이며 SAP Activity ST03N에서 그 Count를 확인할 수 있습니다.

[예시]

한 사용자의 한 달 Dialog Step Count가 1,000 이내라면 해당 사용자의 라이선스 타입은 Employee로 볼 수 있으며, 1,000 ~ 5,000 사이라면 Limited Professional 타입으로 정의할 수 있습니다.

이 와는 별개로 SAP의 다른 시스템에 각각 액세스 하기 위해 여러 개의 유저네임을 가지고 있는 사용자들에게 가장 적합한 라이선스 할당은 사용자가 모든 시나리오에 적용 될 수 있는 가장 높은 라이선스를 할당하는 것이 될 수 있습니다.

2. 라이선스 활용 영역의 수

AP 사용자들을 구별하는 방법은 각 기업에 따라 다를 수 있는데, 사용자들이 얼마나 더 높은 자격을 요하는 활동인가에 대한 한계를 설정해야만 합니다.

[예시]

한 사용자는 매달 3가지의 시스템 영역을 사용한다면 모든 경우는 아니지만 Employee 타입으로, 3에서 10가지의 영역을 사용한다면 Limited Professional, 그 이상이라면 Professional 타입의 라이선스를 요하는 사용자로 분류할 수 있습니다.

3. 업무 유형

SAP 내에서 업무 유형에 따라 사용자를 분류하는 것은 가장 효율적인 방안 중 하나입니다.

업무 유형에 따른 사용자 타입 정의는 그 사용자의 직접적인 라이선스 사용 범위에 의해 라이선스 레벨을 식별합니다. 더 중요하고 복잡한 업무는 확실히 더 상위 레벨의 라이선스를 보증합니다.

이에 대한 예로 SAP을 사용하는 용도에 따라 업무 그룹은 나누어 생성(Create), 변경(Change), 단순 디스플레이(Display) 같은 그룹으로 분류합니다.

단순 디스플레이(Display) 용도 사용자 그룹의 라이선스 타입은 Employee로 분류되며, 변경(Change) 그룹에서 활동하는 사용자는 Limited Professional로 분류할 수 있습니다.

▶ 출처:  사용량 따른 User Type 재배치 사례

· 배정에 의한 사용자 타입 정의

SAP 관리자의 권한 배정에 의해 SAP 사용자를 분류하는 옵션 또한 있습니다.

기업은 관리자의 일방적인 라이선스 배정에 의해 사용자 분류를 고려합니다.

사실상 이 의미는 만약 한 사용자가 특정한 타입의 라이선스를 부여받는다면, 실제로 그 사용자가 해당 타입의 모든 권한을 모두 사용하지 않더라도 사용자는 그에 따라 분류될 것입니다.

기업은 사용자가 권한을 부여한 만큼 100% 사용을 한다고 생각하지만, 현실적으로 배정된 권한의 10% 또는 그 이하로 사용합니다.

그러므로 이 방법에 기초하여 사용자를 분류하는 것은 비효율적이게 됩니다.

SAP 계약은 다른 소프트웨어 라이선스 계약과 똑같이 여겨져야 합니다.

기업은 최소의 비용으로 최적화된 SAP과의 라이선스 계약을 성사시키기 위해 협상할 수 있어야 하며 협상에 있어 두려워해서는 안됩니다.

다년간의 경험치를 토대로 상기와 같은 운영안을 적용시킬 수 있다면 추후 계약 시에는 적합한 계약을 성사시킬 수 있는 기회입니다.